Un análisis detallado de las ventas totales del 1 de Enero al 31 de Diciembre de 2007 en agencias automotrices integrales (que cuentan con todos los departamentos; Nuevos, Seminuevos, Servicio, Refacciones y Hojalatería y Pintura) arroja números interesantes con respecto al porcentaje de participación por área.

El departamento de Venta de Autos Nuevos representó el 83% de los ingresos totales de una concesionaria promedio en México; el departamento de Posventa representó el 9% y Seminuevos tan solo el 6%.

Esto refleja una excesiva y peligrosa dependencia en la venta de unidades nuevas para el resultado final.

De acuerdo al informe de NADA de Diciembre de 2007, en los Estados Unidos hay un balance mas claro entre los departamentos al constituir Seminuevos y Posventa el 42% de las ventas totales.

Es de particular importancia hacer notar que en Estados Unidos el margen bruto promedio en Nuevos es del 5.27% contra un 11.89% del Seminuevos.

Seminuevos no requiere pago de plan piso, objetivos de venta forzados por planta, el margen no esta limitado y el concesionario puede elegir el inventario que desea acarrear y rematar las unidades al precio que decida.

Estas ventajas empujaron a los concesionarios durante la crisis de los 90s a enfocar sus esfuerzos en esta área. Los resultados son evidentes.

Un análisis detallado de las ventas de unidades nuevas de todas las marcas y de todas las regiones en México del 1 de Enero al 31 de Diciembre de 2007 arroja números interesantes y consistentes con respecto a la facturación de las mismas sin importar la marca, región, precio o mes.

Entre el día 1 y el día 8 se factura el 15.17% de las ventas totales, siendo el día 1 el más bajo de todo el mes al representar tan solo el 0.86%.

A partir del día 8 y hasta el 16 se percibe un fuerte incremento de casi el doble con respecto a las ventas del primer período sumando un 25.86% de las ventas totales y siendo el día 14 el de mayor importancia con el 3.54%.

Del día 17 y hasta el 24 del mes se entra en un período estable, sumando 25.70% de las ventas; tan solo 0.16% menos que el período anterior. Es de resaltar que estos dos períodos son los que se comportan de acuerdo a lo que representan en el tiempo por lo que tomando las ventas del 8 al 16 y multiplicando por 4, se puede estimar con precisión los números de cierre del mes.

Por último, las ventas del 25 al 31, con uno y dos días menos que los períodos anteriores dependiendo del mes, representa el período mas importante con una tercera parte de las ventas totales (33.28%), siendo el día 30 y 31 los mas importantes con el 6.27% y el 6.57% respectivamente.

Realizar un inventario rotativo de refacciones en almacén al menos una vez a la semana, permite detectar faltantes antes de que estos de vuelvan "peligrosos". Ademas inhibe los hurtos "hormiga" de material de alta rotación y bajo costo.

Los inventarios rotativos deben ser realizados por personal de administración o de auditoria interna y algunos de los criterios para realizarlos pueden ser:

Los listados de partes deberán ser emitidos por el sistema, y de haber ajustes a la disponibilidad se deberán documentar con la firma del almacenista, gerente de refacciones y auditor.

Registrar al menos 5 items por vendedor de mostrador y ventanilla de partes que no se tenian en almacen da la posibilidad al Gerente de refacciones de tener un registro completo de la demanda de partes en su agencia, ademas si su sistema utiliza esta informacion para integrarla al pedido sugerido, sera una importante herramienta para tener mejor surtido en el almacen.

Tener la informacion de ventas perdidas, permitira tener un calculo mas exacto del nivel de servicio del departamento de refacciones: ventas + ventas perdidas / pedido stock

El inventario de unidades en el taller es una de las actividades más olvidadas en las agencias. Este proceso debe ocurrir al menos una vez a la semana y se recomienda que la realice alguna persona ajena al departamento, por ejemplo, el vigilante de guardia los días Domingo en horas en que la concesionaria este cerrada.

Esta práctica que tiene un costo muy reducido (y que permite al vigilante hacer algo el fin de semana), permite obtener los siguientes beneficios: